El fin de los cálculos a ojo: Lo que la Superintendencia buscará para sancionar a las empresas no digitalizadas.

Con la entrada en vigor del Decreto 1048 para la gestión de flotas, las empresas de transporte especial deben garantizar un control riguroso sobre sus estadísticas de operación y seguridad vial.

Cuando la información de tu flota está dispersa, responder una pregunta sencilla puede convertirse en un problema:

• ¿Cuántos kilómetros recorrió un vehículo el mes pasado?
• ¿Qué conductor hizo un servicio en particular?
• ¿Cuánto tiempo duró el recorrido?
• ¿Qué información tiene tu empresa para revisar sus indicadores de seguridad vial?

Si para responder tienes que revisar varias hojas de Excel, juntar archivos que otras áreas te enviaron o volver a hacer la información a mano, es hora de ver cómo manejas los datos de tu operación.

Con las exigencias del Decreto 1048 en la gestión de flotas, las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor especial deben prestar especial atención a las obligaciones sobre la gestión de estadísticas operativas los indicadores de calidad y el análisis de accidentalidad.

El reto no es solo juntar datos; también hace falta mantenerlos ordenados, revisarlos y contar con información confiable para manejar la operación y evitar sanciones por parte de la Superintendencia de Transporte.

¿Qué dice el Decreto 1048 de 2026 sobre las estadísticas de operación?

El Decreto 1048 del 5 de agosto de 2026 modifica y reglamenta aspectos clave del Decreto 1079 de 2015, el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte en Colombia.

Entre sus cambios, el artículo 21 actualiza las obligaciones de las empresas autorizadas para prestar el transporte especial. La disposición establece que las organizaciones deben mantener y vigilar un programa que defina y estudie indicadores de calidad y estadísticas de su operación.

Entre la información obligatoria que debe estar disponible se encuentra:

1. Calidad del servicio prestado.
2. Vehículos usados por servicio y porcentaje de flota propia vs. de terceros.
3. Asignación de conductores a cada servicio realizado.
4. Kilómetros recorridos y tiempos de recorrido.
5. Indicadores de seguridad vial.

Además, la norma exige un programa para controlar y analizar los datos sobre el número y las causas de los siniestros viales. Esta información debe remitirse periódicamente a la Agencia Nacional de Seguridad Vial (ANSV) siguiendo los protocolos oficiales de reporte.

Puedes consultar el texto completo y las disposiciones normativas en el portal oficial del Ministerio de Transporte de Colombia.

¿Qué problemas surgen cuando se gestionan los datos de la flota a mano?

Las hojas de cálculo son útiles al inicio, pero cuando la flota crece, la gestión manual genera cuellos de botella operativos:

1. Falta de trazabilidad en los recorridos
Sin un sistema de rastreo GPS para flotas, consolidar kilómetros y tiempos de viaje se vuelve un trabajo impreciso que limita la comparación entre periodos.

2. Inconsistencias y duplicidad de registros
Cuando diferentes áreas editan archivos separados, aparecen duplicados y errores tipográficos. Resolver estas diferencias antes de consolidar un informe exige horas de trabajo administrativo.

3. Exceso de tiempo en tareas operativas
El tiempo invertido en consolidar datos manualmente frena la capacidad del equipo para tomar decisiones estratégicas en tiempo real.

4. Dificultad para evaluar la seguridad vial
Llevar un conteo simple de accidentes no previene nuevos eventos. Identificar patrones requiere datos estructurados, algo clave al estructurar el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) exigido por la autoridad.

Si quieres calcular el rendimiento de tus vehículos, consulta nuestra guía sobre mantenimiento preventivo de flotas.

Paso a paso: ¿Qué debe revisar tu empresa para mejorar la gestión de datos?

Identifica los indicadores regulatorios: Define las métricas requeridas por la normativa sobre vehículos, tiempos, distancias y siniestralidad.

Mapea las fuentes de información: Separa los datos provenientes de la telemetría vehicular de los registros manuales para detectar fugas de información.

Establece controles de calidad: Asigna permisos de edición, protocolos de corrección y revisiones previas a los reportes.

Implementa tableros de análisis: Utiliza soluciones avanzadas de inteligencia de negocios como Microsoft Power BI para visualizar tendencias de operación al instante.

Estandariza la preparación de informes: Define procedimientos claros de reporte interno para cumplir de forma oportuna con los entes de control.

Aprende también cómo implementar el mantenimiento preventivo en vehículos de transporte para evitar sanciones.

¿Cómo puede ayudarte la tecnología de Datatrack?

Las plataformas modernas de monitoreo integran datos en un solo lugar para reducir la carga operativa:

• Historial de recorridos: Registro automático de trayectos, velocidades y paradas mediante sensores GPS.
• Tableros de control centralizados: Gráficos e indicadores listos para la toma de decisiones.
• Evaluación del comportamiento operativo: Comparativas de rendimiento por vehículo o ruta dentro del contexto real de trabajo.
• Estructuración de informes: Facilitación del orden de los datos para la construcción de reportes regulatorios.

Para cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Transporte, revisa nuestro software de gestión de flotas

Descubre también los beneficios del rastreo GPS para optimizar tus rutas.

Descubre más sobre cómo nuestras soluciones de monitoreo de vehículos ayudan a simplificar el cumplimiento normativo del Decreto 1048 de 2026 y a optimizar la gestión de tu flota.